Kebutuhan PBG serta SLF ditentukan oleh kondisi bangunan, kegiatan yang dilakukan, dan ketentuan yang berlaku. Dokumen perizinan usaha melalui OSS bukan otomatis pengganti dokumen bangunan.
01. Telaah legalitas dan kondisi bangunan
Kumpulkan alamat, lokasi administratif, kepemilikan atau dasar penggunaan, fungsi, luas, gambar dan dokumen bangunan terdahulu. Bedakan bangunan baru, perubahan, penggunaan ulang dan bangunan yang telah beroperasi.
02. Periksa aspek teknis berdasarkan penggunaan
Jenis kegiatan, kapasitas pengguna, beban mesin, keselamatan, proteksi kebakaran, akses dan utilitas dapat memengaruhi pemenuhan standar teknis. Penilaian harus menggunakan data bangunan nyata, bukan hanya kode kegiatan usaha.
03. Kenali jalur proses dan aktor terkait
Periksa status persetujuan di sistem bangunan, pihak perencana/pengkaji yang dibutuhkan, serta dokumen teknis. Tidak semua pekerjaan memerlukan dokumen dengan susunan sama; kebutuhan ditetapkan sesuai jenis kegiatan konstruksi.
04. Jika lokasi dipakai oleh beberapa perusahaan
Tentukan ruang mana yang digunakan tiap entitas, hak pemanfaatan, kapasitas dan fungsi yang diizinkan. Legalitas bangunan utama harus dinilai bersama perubahan fungsi atau pengaturan ruang yang nyata.