Laporan impor harus mencerminkan transaksi dan realisasi yang dapat dibuktikan. Data yang disampaikan dapat berkaitan dengan jenis persetujuan, periode pelaporan dan ketentuan instansi penerbit.
01. Pisahkan persetujuan dan realisasi
Jumlah atau nilai yang disetujui bukan berarti seluruhnya telah diimpor. Bangun tabel per izin dan periode yang memisahkan alokasi, nomor dokumen PIB, tanggal pemasukan, HS, jumlah satuan dan sisa yang dihitung dari bukti.
02. Kumpulkan jejak dokumen
Cocokkan PI atau dokumen izin, invoice, packing list, BL/AWB, PIB dan bukti penyelesaian kepabeanan sesuai relevansi. Periksa apakah nama importir, satuan, masa berlaku serta nomor referensi konsisten.
03. Tentukan kewajiban menurut izin terkait
Frekuensi dan kanal laporan tidak dapat diasumsikan sama untuk semua barang. Periksa syarat pada izin dan peraturan komoditas, termasuk ketentuan pelaporan nihil apabila memang diatur.
04. Tangani selisih dan kesalahan input
Apabila data portal berbeda dari catatan impor, dokumentasikan sumber selisih, koreksi sah dan bukti pendukung. Jangan mengarang volume atau tanggal hanya agar sistem menerima laporan.